PODATNIKU - jeżeli prowadzisz sprzedaż towarów lub usług, w tym w zakresie handlu i gastronomii, na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych MASZ OBOWIĄZEK ZAINSTALOWANIA KASY FISKALNEJ.
INSTALACJA KASY
Jeżeli już wiesz, ze musisz rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży na kasie fiskalnej, przygotuj się do pracy na kasie wcześniej. Sprawdź dokładnie, od kiedy masz obowiązek instalacji kasy, a następnie wybierz odpowiednie dla Twojej branży/działalności urządzenie. Idealnie byłoby, gdybyś zakupił kasę fiskalną minimum na parę dni przed ufiskalnieniem, żeby móc w trybie treningowym, bez żadnych konsekwencji podatkowych opanować obsługę urządzenia.
Pamiętaj, żeby powiadomić właściwy US najpóźniej 1 dzień przed fiskalizacją o swoim obowiązku i terminie instalacji kasy. Wzór zawiadomienia do US dotyczącego ilości kas i miejsc ich instalacji (adresy). Przy większej ilości kas możesz rozłożyć to na raty (1/5 kas miesięcznie w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych). Po ufiskalnieniu kasy otrzymasz od serwisu uzupełniony druk Zawiadomienie podatnika o miejscu instalacji kasy rejestrującej ten dokument fiskalny masz obowiązek złożyć w US do 7 dni od daty fiskalizacji (osobiście z potwierdzeniem na kopii lub możesz wysłać pocztą listem poleconym i zachować potwierdzenie nadania). Na jego podstawie US nada Twojej kasie numer ewidencyjny o czym powiadomi Cię wysyłając do 3 tygodni odpowiednią informację (numer ten należy trwale nanieść na kasę). Jeżeli w tym terminie nie otrzymasz zawiadomienia z US ? nie denerwuj się ? urzędnicy są bardzo zapracowani i mogą po prostu nie nadążać ? cierpliwie czekaj. Bez numeru ewidencyjnego można pracować na kasie.
URZĄD SKARBOWY
Kupując urządzenie fiskalne(kasę lub drukarkę fiskalną), możesz skorzystać z odpisu (90% wartości netto kasy, lecz nie więcej niż 700 zł.). Aby to zrobić, musisz spełnić następujące warunki:
1. jesteś właścicielem kasy,
2. posiadasz dowód zapłaty za kasę (faktura gotówkowa, KP) - najlepiej od razu złożyć w US kserokopie tych dokumentów wraz z "Powiadomieniem podatnika....",
3. zainstalowałeś/sfinalizowałeś kasę lub drukarkę fiskalną w terminie,
4. przed rozpoczęciem ewidencjonowania zgłosiłeś w US ilość i miejsca instalacji kas (patrz wyżej) ,
5. w ciągu 7 dni od ufiskalnienia (fizycznego aktywowania pamięci fiskalnej) powiadomiłeś US (patrz wyżej),
UWAGA!
Masz obowiązek zwrócić odpis, jeżeli:
1. zaprzestajesz użytkowania kasy/drukarki fiskalnej w okresie do 3 lat,
2. nie wykonasz w terminie przeglądu technicznego urządzenia.
OBOWIĄZKI PODATNIKA
Oto najważniejsze rzeczy, o których musisz pamiętać:
1. każda sprzedaż musi być rejestrowana przy zastosowaniu kasy/drukarki fiskalnej, a paragon należy wydać kupującemu,
2. na koniec dnia sprzedaży wykonać raport dobowy fiskalny (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia),
3. na koniec miesiąca wykonać raport fiskalny za okres miesięczny,
4. zlecać serwisowi co 24 miesięcy wykonanie przeglądu ustawowego kasy (drukarki),
5. przechowywać w odpowiednich warunkach raporty (przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego) i kopie paragonów (przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego),
6. pilnować poprawności pracy na kasie/drukarce fiskalnej, w szczególności prawidłowego zaprogramowania nagłówka, nazw towarów/usług i właściwego ich przyporządkowania do stawek VAT.
KASA REZERWOWA
W przypadku awarii kasy głównej, gdy rejestrowanie sprzedaży nie jest możliwe, powinieneś użyć kasy rezerwowej. Jeżeli jednak nie nabyłeś i nie posiadasz urządzenia rezerwowego, musisz zaprzestać sprzedaży.
PRZEGLĄD USTAWOWY KASY/DRUKARKI FISKALNEJ
Co 24 miesięcy musisz wezwać właściwy serwis i zlecić mu wykonanie przeglądu technicznego kasy.
KSIĄŻKA SERWISOWA
Książka serwisowa kasy musi być przechowywana w miejscu i przez okres użytkowania kasy/drukarki fiskalnej? najlepiej zawsze ją mieć przy kasie. Na żądanie US (np. podczas kontroli) i serwisu (np. przy przeglądzie kasy) należy udostępnić książkę.
Jeżeli utraciłeś (zagubienie, kradzież) książkę serwisową kasy musisz niezwłocznie powiadomić o tym US, a następnie (z kopią powiadomienia) zwrócić się do serwisu o wydanie duplikatu.
KOREKTY/ANULACJE
W przypadku, gdy klient wycofuje się z zakupu (np. stwierdza, że nie ma wystarczającej gotówki), możesz wycofać wybraną pozycję lub anulować cały paragon (storno), ALE PAMIĘTAJ, że możesz to zrobić TYLKO PRZED ZAKOŃCZENIEM SPRZEDAŻY , czyli naciśnięciem klawisza GOTÓWKA.
Po zakończeniu sprzedaży i wydrukowaniu paragonu kasa nie pozwala na korekty. W przypadku, gdy klient podtrzymuje jednak wycofanie z transakcji (lub gdy to Ty błędnie sprzedałeś towar/usługę np. wprowadzając niewłaściwą cenę), należy sporządzić Protokół błędnej sprzedaży opisując sytuację i dołączając oryginał paragonu od klienta. Przy błędnej sprzedaży, dokonujesz ponownie sprzedaży poprawnej, ALE PAMIĘTAJ żeby w raporcie miesięcznym i przygotowywaniu deklaracji do US uwzględnić błędną sprzedaż (dlatego niezbędne jest spisywanie protokołów błędnej sprzedaży).