Twoje centrum fiskalne - promocje tworzone z mysla o tobie
Jesteś tutaj:Interpretacje prawne»Wydruki z kasy, ile czasu trzeba je przechowywać?

Wydruki z kasy, ile czasu trzeba je przechowywać?

Napisał  piątek, 27 lipiec 2012 13:06

Wydruki z kasy, ile czasu trzeba je przechowywać?

OPIS ZDARZENIA: Firma prowadzi działalność w zakresie detalicznej sprzedaży towarów handlowych przez sieć sklepów. Wszystkie transakcje sprzedaży detalicznej są ewidencjonowane przez kasy fiskalne. Dlatego te firma boryka się z problemem przechowywania ogromnej ilości rolek kasowych. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dzienne raporty sprzedaży sporządzane na podstawie fiskalnych raportów dobowych.

Na chwilę obecną rozważana jest możliwość zniszczenia rolek kasowych, w stosunku do których nie istnieje już obowiązek ich przechowywania.

Obecnie, zachowując ostrożność w stosunku do różnych interpretacji przepisów podatkowych, w odniesieniu do kopii paragonów fiskalnych dokumentujących sprzedaż dokonaną przed wejściem w życie Rozporządzenia MF z dnia 28 listopada 2008r., tj. przed 1 grudnia 2008r. Spółka stosuje okres przechowywania określony w Ordynacji Podatkowej, czyli do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

ZAPREZENTOWANA INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

W zgodzie z art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko firmy wnioskującej, przedstawione we wniosku z dnia 26 sierpnia 2011r. (data wpływu 31 sierpnia 2011r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym, jest prawidłowe.

PRZEDSTAWIONE UZASADNIENIE

31 sierpnia 2011r. przedłożono wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym.

Dlatego też przedłożono poniższe zapytanie:

Czy w odniesieniu do sprzedaży dokonanej przez firmę wnioskującą poprzez kasy fiskalne przed wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy fiskalne i drukarki fiskalne oraz warunków ich użytkowania (tj. sprzedaży dokonanej przed 1 grudnia 2008r.) może stosować okres przechowywania kopii paragonów fiskalnych na nośniku papierowym wskazany w § 19 ust. 1 rozporządzenia, tj. okres dwóch lat licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż...

Wg firmy wnioskującej:

Zapis § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w spawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy fiskalne oraz warunków ich stosowania, oraz jego treść zmieniona rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 czerwca 2011r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy fiskalne oraz warunków ich stosowania definiuje tylko górną granicę okresu, w którym może mieć miejsce sprzedaż dokumentowana paragonami fiskalnymi, które podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 2 lat – obecnie do dnia 31 grudnia 2012r.

Treść rozporządzenia nie posiada zapisu przejściowego ograniczającego zastosowanie zasady dwuletniego okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych tylko do tych wystawionych po wejściu rozporządzenia w życie.

Dlatego też firma wnioskująca stoi na stanowisku, że przepis § 19 ust. 1 rozporządzenia dotyczy kopii wszystkich dokumentów kasowych sporządzonych na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2012r., również tych dokumentujących sprzedaż dokonaną przed dniem 1 grudnia 2008r.

Na podstawie aktualnego stanu prawnego stanowisko firmy wnioskującej w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

W myśl art. 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zwanej dalej Ordynacją podatkową, zobowiązaniem podatkowym jest wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia na rzecz Skarbu Państwa, województwa, powiatu albo gminy podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe zaistnieje z dniem:

1. powstania zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania;
2. dostarczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania (art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej).

Na podstawie art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Na podstawie art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t. j. z 2011r. Dz. U. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, płatnicy są zobligowani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Powołana wyżej regulacja określa terminy przechowywania dokumentacji podatkowej związanej z podatkiem VAT. Zobowiązanie takie zostało wprowadzone, by możliwe było sprawowanie nadzoru i kontroli nad wykonywaniem zobowiązań podatkowych, które się jeszcze nie przedawniły.

Na bazie niniejszego zapisu płatnicy posiadają zobowiązanie przechowywania następujących ewidencji:

1. ewidencji sprzedaży, prowadzonej przez podatników zwolnionych podmiotowo (art. 109 ust. 1),
2. pełnej ewidencji VAT (w tym również prowadzonej w formach szczególnych przez podatników opodatkowanych w ramach procedur szczególnych) – w przypadku podatników VAT czynnych (art. 109 ust. 3).

Znaczy to, iż dokumenty związane z ww. ewidencjami są jednocześnie dokumentami związanymi z rozliczeniem podatku od towarów i usług.

Na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, płatnicy realizujący sprzedaż osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym są zobligowanie do rejestracji obrotu i kwot podatku należnego poprzez kasy fiskalne.

Na podstawie art. 111 ust. 3 lit. a pkt 1, 6 i 8 ustawy o VAT, płatnicy realizujący rejestrację obrotu i kwot podatku należnego przez kasy fiskalne są zobligowani:

1. wykonywać wydruk paragonu fiskalnego lub faktury z każdej sprzedaży oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy;
2. przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.);
3. wykonywać wydruk emitowanych przez kasę fiskalną dokumentów i ich kopii na nośniku papierowym.

Wyżej podana reguła znajduje potwierdzenie w treści § 7 ust. 1 pkt 1, 7 i 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz. U. Nr 212, poz. 1338 ze zm.) w sprawie spełniania warunków przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas.

Ilekroć w ww. rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym – rozumie się przez to wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży (§ 2 pkt 11 rozporządzenia). Natomiast przez pojęcie raport fiskalny (dobowy, miesięczny, okresowy lub rozliczeniowy) rozumie się dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku (§ 2 pkt 18 rozporządzenia).

Zaznaczyć należy, iż w zgodzie z § 2 pkt 20 ww. rozporządzenia, przez sprzedaż rozumie się czynności, o których mowa w art. 2 pkt 22 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Z zaprezentowanego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że firma wnioskująca realizuje rejestrację obrotu i kwot podatku należnego przez kasy fiskalne. Kasy fiskalne posiadane przez firmę sporządzają dokumenty kasowe na nośniku papierowym. W konsekwencji, kopie paragonów fiskalnych są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

Obecnie firma stosuje okres przechowywania określony w Ordynacji podatkowej, czyli do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Trzeba zaznaczyć, że obecnie wszelkie kopie dokumentów kasowych należało przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Równocześnie zapisy tyczące się kas fiskalnych nie przewidywały żadnych możliwości skrócenia tego okresu przechowywania kopii paragonów fiskalnych. Ze względu jednak na techniczne trudności w realizacji powyższego wymogu dopuszczało się i dopuszcza obecnie możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych na nośnikach informatycznych. Szczegółowe wymogi dotyczące tej formy przechowywania dokumentów kasowych określone są w § 6 rozporządzenia. Z zapisu § 7 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, wynika, że kopie dokumentów kasowych należy przechowywać przez okres 5 lat. Przepis ten jednak nie dotyczy dokumentów kasowych sporządzanych w formie papierowej, lecz sporządzanych na nośniku informatycznym. Z § 19 ust. 1 rozporządzenia wynika, że kopie dokumentów kasowych sporządzonych przy zastosowaniu kasy na nośniku papierowym, potwierdzających dokonanie do dnia 31 grudnia 2012r. sprzedaży, podatnicy obowiązani są przechowywać nie krócej niż przez okres dwóch lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiła ta sprzedaż (z wyjątkiem kopii faktur wystawianych przy zastosowaniu kas fiskalnych).

Patrząc na przytoczone zapisy prawa podatkowego oraz zaprezentowany opis zdarzenia przyszłego, trzeba zauważyć, iż kopie dokumentów sporządzanych przez kasę na nośniku papierowym dokumentujące sprzedaż dokonaną przed 1 grudnia 2008r. (tj. przed dniem wejścia w życie ww. rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunki ich stosowania) Wnioskodawca winien przechowywać nie krócej niż przez 2 lata, licząc od końca roku, w którym nastąpiła sprzedaż udokumentowana paragonem, pamiętając jednocześnie, że ww. uregulowania dotyczą tych dokumentów potwierdzających dokonanie sprzedaży do dnia 31 grudnia 2012r.

Mając na uwadze powyższe, stanowisko firmy wnioskującej należało uznać za prawidłowe.

 

Treść artykułu dotyczy stanu prawnego obowiązującego w czasie, kiedy powstała oryginalna publikacja w piśmie.

fiskalne

kasy

Ostatnio zmieniany czwartek, 18 kwiecień 2013 11:49